validation des données
في الكثير من الأحيان نريد تقييد مستعمل ملف الإكسال بشروط معينة حين إدخال المعلومات ( إدخال عدد وليس أحرفا في خانة محددة للسن مثلا، إدخال عدد محصور بين قيمتين، إدخال كلمة موجودة ضمن قائمة، إدخال تاريخ صحيح أو رمز صحيح، … إلخ) من أجل كل ذلك يوجد في برنامج Excel عنوان خاص هو ( Validation des données ) سوف نتناوله في هذه المقالة.
يتم التحقق من صحة البيانات المدخلة في خلايا Excel عن طريق الأمر
Données -> Validations des données
من أجل مراقبة والتحقق من البيانات المدخلة ننقر على données ثم على validation des données تظهر لنا النافذة التالية التي تسأل ( ما هو مسموح ؟ )
نلاحظ أن افتراضا ( Autoriser = Tout ) يعني حاليا كل شيء مسموح إدخاله، إذا أردنا تغيير ذلك ننقر على القائمة المنسدلة ( Autoriser : ) ونلاحظ الأوامر التالية:
يمكن أن نختار من القائمة ما يناسب نوع المعطيات التي يجب إدخالها في الخلية:
إدخال عدد طبيعي محصور بين قيمتين:
في المثال التالي حددنا القيمة الدنيا في الخلية B1، وحددنا القيمة القصوى في الخلية B2، و نريد تقييد إدخال المعطيات في الخلية B3 على أن تكون عدد طبيعي محصور بين هاتين القيمتين. من أجل ذلك نحدد الخلية B3 ثم نختار
Donnée – > Validation des données -> Nombre entier في Minimum
نكتب =B1 و في Maximum نكتب =B2 ثم ننقر على (ok) (أنظر الصورة الموالية).
في هذا المثال يمكنك النقر على ( Message de saisie ) حتى تحدد الرسالة التي تظهر عندما نحدد الخلية
و( Alerte d’erreur ) حتى تحدد الرسالة التي تظهر عندما يكون هناك خطأ في إدخال المعلومات.
إدخال قيمة موجودة في قائمة مسبقة:
في بعض الأحيان نريد تقييد المستعمل بإدخال قيمة ضمن قائمة من القيم المحددة مسبقا ( إليك المثال التالي ):
في هذا المثال نحدد الخلية B3 نختار données->validation des données->Liste
ثم في source ( أي مصدر القائمة ) نكتب =$D$2 :$D$3 يعني القائمة موجودة في هذا النطاق.
بعدما تعرفنا على كيفية التحقق من صحة البيانات في Excel نقدم بعض المراقبات المتقدمة و ذلك باستعمال الخيار personnalisé في هذا الخيار يتطلب منا كتابة صيغة (formule) وسنتناول في ما يلي البعض منها:
مثال 1: اشتراط كتابة السن فوق 20 بالنسبة للذكور و فوق 18 بالنسبة للإناث
في المثال الموالي نقوم بتحديد الخانات التي سنكتب فيها السن، نختار
données -> validations des données -> Personnalisé
ثم نكتب الصيغة التي تتأكد من أن السن فوق 20 بالنسبة للذكور وفوق 18 بالنسبة للإناث. و الصيغة هي :
=SI( A2 = “ذ” ; B2 > 20 ; B2 > 18 )
وتعني أنه إذا كانت الخلية A2 ذكرا (ذ) لا بد على الخلية B2 أن تكون أكبر من 20 وإلا ( يعني أنثى) لا بد على الخلية B2 أن تكون أكبر من 18. ( أنظر الشكل الموالي)
مثال 2: منع المستخدم من إدخال بيانات مكررة
نريد منع المستخدم من إدخال معلومة معينة مرتين في عمود معين ( مثلا عدم تكرار اسم الطالب )
أولا : من أجل حماية العمود الثاني، نقوم بتحديد الخلايا المعنية ( العمود الثاني )
ثانيا : ننقر على Données ثم Validation des données
ثالثا : نختار من قائمة Autoriser الخيار Personnalisé
رابعا : ندخل الصيغة : NB.SI($B:$B;B5)=1 =
تقوم هذه الصيغة بحساب عدد مرات تكرار اسم الطالب المدخل وتقارنه بالعدد 1
مثال 3: تحديد العدد الإجباري للأرقام المدخلة في الخلية
نريد إجبار المستخدم على إدخال عدد معين من الأرقام ( الأرقام فقط) في خلية ما
مثلا رقم الطالب لا بد أن يتكون من 5 أرقام (ليس أكثر و ليس أقل ولا شيء غير الأرقام)
أولا : نقوم بتحديد الخلايا المعنية ( العمود الأول )
ثانيا : ننقر على Données ثم Validation des données
ثالثا : ندخل الصيغة :
ET(NBCAR(A28)=5;ESTNUM(A28)) =
تقوم هذه الصيغة بالتأكد من أن المدحلات في العمود الأول :
1 – عدد أحرفها = 5 باستعمال (NBCAR)
2 – المدخلات رقمية باستعمال (ESTNUM)